Виртуальный офис – это неотъемлемая часть активных бизнес-процессов в Объединенных Арабских Эмиратах. Чем виртуальный офис отличается от реального, какие достоинства и недостатки существуют у виртуального офиса, как его зарегистрировать и как использовать?

Виртуальный офис или flexi-desk обычно представляет собой рабочее место, расположенное в бизнес-центре свободной экономической зоны. Как правило, такое рабочее место в сети коворкинга бизнес-центра позволяет использовать инфраструктуру центра:

• телефонную линию;
• факс;
• доступ к интернету;
• абонентский почтовый ящик;
• комнаты для переговоров;
• специальное оборудование для конференций.

Доступ к рабочему месту предоставляется на ограниченное количество часов в месяц, от 18 до 25. В связи с этим одновременно с виртуальным офисом необходимо обеспечить реальное рабочее место, из которого будет вестись основная деятельность компании.

Виртуальный офис в некоторых случаях может быть достаточным для регистрации компании в свободной экономической зоне, которые зачастую также обеспечивают уведомление владельца офиса в случае наличия корреспонденции на его имя.

Виртуальный офис отличается от юридического адреса тем, что последний представляет собой исключительно локацию, без привязки к какому-либо рабочему месту, тогда как flexi-desk позволяет иметь реальный стол и стул для ведения деятельности. Как правило, юридический адрес нужен просто для указания в лицензии компании, и его получение возможно только в тех случаях, когда не иностранному инвестору не требуется получать какие-либо визы. Ограничением при регистрации компании только с юридическим адресом будет невозможность оформить визу резидента и дальнейшая невозможность нанимать сотрудников.

Поэтому выбор формы деятельности – виртуальный офис или юридический адрес – зависит от многих факторов, например, от потребности в найме работников или размера стартового капитала, наличия или отсутствия резидентской визы.

Что касается преимуществ виртуального офиса, то к ним можно отнести:

• низкую стоимость в сравнении с арендой традиционной офиса    
• возможность использовать инфраструктурный потенциал бизнес-центра, в котором расположен flexi-desk.    

Весьма удобным для начинающего бизнесмена при использовании виртуального офиса является то, что на начальном этапе есть возможность сэкономить определенную сумму на приобретение мебели, подключение интернета. Кроме того, экономится время на заключение различных договоров об обслуживании и предоставлении коммунальных и прочих услуг, что характерно при аренде традиционного офиса. Полностью оснащенное рабочее место в бизнес-центре – отличный вариант для бюджетного бизнеса.

Наряду с достоинствами, у flexi-desk есть и недостатки, главным из которых является ограниченное количество часов использования такого офиса. Это предполагает планирование встреч и графика работы офиса, что порождает определенную негибкость в отношениях с клиентами в том случае, если потребуется изменить время встречи. Также проблема времени актуализируется, если по каким-то причинам вам нужно попасть в офис до начала рабочего дня или задержаться после его окончания. В любом случае вы связаны часами работы бизнес-центра. Также нужно отметить, что бизнес-центры могут располагаться вдали от жилых зон, что обусловит дополнительные затраты времени на проезд.

При выборе виртуального офиса помните, что его использования возможно только в случае регистрации компании в свободной экономической зоне. При этом виртуальные офисы, как правило, предлагаются в составе пакета услуг, однако, не все зоны предоставляют такую услугу своим клиентам.